Guía sobre los sistemas CRM para organizaciones sin ánimo de lucro y lista con las mejores CRM

Si diriges una organización benéfica, de asistencia o defensa social o cualquier otra entidad sin ánimo de lucro, necesitas una forma de mantener el entusiasmo y la participación de los miembros. Toda organización sin ánimo de lucro necesita un método para gestionar sus contactos. Es ahí donde la CRM (gestión de las relaciones con los clientes) puede marcar una gran diferencia en tus operaciones.

En esta completa guía, responderemos a algunas de las siguientes preguntas básicas sobre el software CRM para organizaciones sin ánimo de lucro y veremos diez opciones fantásticas de CRM para estas entidades.

• ¿Qué es un sistema CRM para organizaciones sin ánimo de lucro?
• ¿Cuáles son las ventajas de las herramientas CRM para una organización sin ánimo de lucro?
• ¿Cuáles son las características de una solución CRM para organizaciones sin ánimo de lucro?
• ¿Cuáles son las mejores herramientas CRM para organizaciones sin ánimo de lucro?
• Cómo elegir la mejor plataforma para tu organización
• Preguntas frecuentes
• Prueba de forma gratuita la administración de contactos

Un sistema CRM para organizaciones sin ánimo de lucro es una herramienta digital para entidades que desean establecer relaciones sólidas y duraderas con sus donantes. Las empresas con ánimo de lucro utilizan la CRM como gestor de contactos y herramienta de seguimiento de ventas para aumentar los beneficios, pero las organizaciones sin ánimo de lucro pueden utilizar fácilmente las mismas funciones para hacer un seguimiento de las donaciones y maximizar así su tiempo y presupuesto.

Al utilizar un sistema de administración de la relación con el cliente para gestionar sus contactos e interacciones con los donantes, las organizaciones sin ánimo de lucro pueden distribuir mejor sus horas y su trabajo. De ese modo, tendrán más energía y recursos para lograr sus objetivos principales.

¿Por qué debería utilizar un software de CRM mi organización sin ánimo de lucro?

Las organizaciones sin ánimo de lucro suelen manejar muchos datos, lo que incluye información importante sobre sus donantes y patrocinadores. Así como los clientes son el pilar de cualquier negocio, los donantes y patrocinadores son la base de las organizaciones sin ánimo de lucro.

Cuantos más donantes tengas, mejor para la organización. Por otro lado, cuantos más contactos tengas, más difícil será mantenerlos organizados. Cuando llega el momento de lanzar una nueva iniciativa de recaudación de fondos o de anunciar el próximo evento, necesitas una forma eficaz de llegar a tus contactos para maximizar las respuestas.

Es cierto que puedes utilizar hojas de cálculo para organizar contactos, pero es un recurso muy limitado. Además, para mantenerlas al día, hace falta un mantenimiento constante, lo que consume enormes cantidades de horas y trabajo. El software CRM sustituye las hojas de cálculo y ofrece herramientas para reducir el tiempo empleado en estas tareas; de este modo, podrás tener una mayor base de datos de contactos y llegar fácilmente a los seguidores.

Como ocurre con la mayoría de los servicios, las herramientas CRM tienen un precio. Sin embargo, al ver todas las ventajas para una organización sin ánimo de lucro, es evidente que merece la pena. Si la junta directiva tiene alguna inquietud sobre los costes implicados, aquí tienes algunas de las ventajas que puedes compartir con ellos para despejar sus dudas.

Las herramientas organizativas del CRM son más eficaces que las hojas de cálculo

El software CRM te ofrece herramientas para centralizar todos los datos, lo que mejora la eficiencia en todos los ámbitos. Al tener una sola fuente de verdad centralizada, los miembros de tu equipo pueden acceder a información precisa y actualizada en tiempo real, además de compartirla. Desde esta base de datos centralizada, podrás filtrar los contactos según diferentes criterios, como la ubicación, el importe de las donaciones, el historial, los eventos a los que han asistido, etc.

De este modo, es mucho más fácil obtener información de contacto de los donantes y del historial de donaciones; sobre todo, si lo comparamos con tener que hacer búsquedas en múltiples notas y hojas de cálculo. Toda esta información puede quedar obsoleta en poco tiempo si los miembros del equipo están hasta arriba de trabajo y no pueden dedicarse a introducir nuevos registros y datos de contacto.

El uso del CRM mejora la fidelización de los donantes

El coste y el esfuerzo de encontrar nuevos donantes y de fomentar su fidelidad durante el trayecto de captación de fondos es considerable. Es más sencillo convencer a un donante establecido para que haga otra donación. Es por eso que la fidelización de los donantes es crucial para tu organización.

Los sistemas CRM están diseñados para recopilar y almacenar datos valiosos sobre los donantes. Todo está pensado para que puedas ponerte en contacto con ellos de la forma que mejor se adapte a sus preferencias, horarios e intereses. Esto contribuye a generar y mantener la fidelidad y la satisfacción: hace que los donantes se sientan valorados por sus contribuciones.

Las herramientas de organización generan algo muy valioso: horas de trabajo libres

Las tareas administrativas relacionadas con la gestión de una organización sin ánimo de lucro consumen mucho tiempo. Normalmente, las plataformas de CRM ofrecen funciones de automatización que pueden encargarse de esas tareas administrativas, lo que deja libres a los miembros del equipo para que puedan encargarse de otras cosas. El software de CRM te permite asignar mejor tus recursos, ya sea para enviar correos electrónicos de agradecimiento a los donantes, llamar a colaboradores potenciales, generar recibos de donaciones, etc. Puedes hacer más cosas en el mismo espacio de tiempo.

Las funciones para informes ofrecen una mejor visibilidad

Algo esencial para fomentar los objetivos de tu organización es conocer cuál es el estado de esta y determinar hasta qué punto son eficaces los esfuerzos actuales. El software CRM te permite crear y compartir informes CRM rápidamente. Tendrás siempre una visión precisa sobre las campañas que mejor están funcionando y sobre las que no logran el interés esperado.

Con estos informes rápidos y precisos, tu equipo podrá seguir ajustando sus esfuerzos usando datos de CRM procesables. Podrán trabajar con la tranquilidad de saber que sus esfuerzos tendrán resultados más productivos en el futuro.

Lo más importante es que los sistemas CRM para organizaciones sin ánimo de lucro benefician tanto a los donantes como a tu equipo. A los que colaboran con organizaciones sin ánimo de lucro les gusta saber que sus donaciones y su atención tienen un efecto positivo. Ahora tendrás la información en tiempo real fácilmente accesible y dispondrás de métodos rápidos para dispersarla en grandes listas de contactos; de este modo, podrás mantener a tus contactos actualizados y compartir con ellos noticias sobre tu trayectoria hacia objetivos globales o parciales. Esto sirve para reforzar su confianza en tus esfuerzos.

• Gestión de contactos:el software de gestión de contactos te permite almacenar y analizar datos de contacto de todas las personas que interactúan con tu organización, así como acceder a estos. Gracias a la gestión de contactos, podrás disponer de registros precisos sobre cómo ponerte en contacto con todos (donantes, voluntarios, patrocinadores principales, etc.) desde una única plataforma: ya no tendrás que preocuparte por trabajar con información obsoleta.
• Marketing/campañas por correo electrónico: envía campañas de correo electrónico a tus donantes actuales y potenciales, y comprueba la efectividad de estas con las tasas de clics y de apertura. Además, en lugar de introducir manualmente los datos personales en los correos electrónicos, esta función añade automáticamente la información específica del destinatario. De este modo, tus mensajes podrán seguir teniendo un toque personal y tu equipo no tendrá que pasar multitud de horas rellenando manualmente nombres e información en los envíos masivos de correos electrónicos.
• Segmentación: no todos los contactos tienen el mismo nivel de participación en tu organización. En lugar de tener diferentes hojas de cálculo para separar la lista de contactos, la segmentación te permite etiquetar los contactos con características específicas, como la ubicación geográfica, los importes de las donaciones, etc.; así podrás ver diferentes listas y participar en ellas en función de los mensajes que quieras enviar.
• Marcador automático de llamadas: un marcador automático de llamadas es una herramienta fantástica para llegar a un gran número de contactos con facilidad. Cuando necesites informar rápidamente sobre una nueva campaña, evento u oportunidad de recaudación de fondos, los miembros de tu equipo pueden utilizar la marcación automática para hablar con los contactos con un solo clic o con marcación predictiva. Esto elimina el tiempo muerto entre llamadas y te permite llegar a más personas en menos tiempo.
• Informes y analítica: crea informes en tiempo real para que puedas ver al instante el rendimiento de tu organización. Esta función te ofrece una visión exacta de la eficacia de tus esfuerzos; por ejemplo, para medir el éxito de un evento en directo o el interés generado por una nueva campaña de correo electrónico. También te ayuda a ver dónde te estás quedando corto.
• Automatizaciones: podrás fijar acciones en plazos determinados de tiempo para que el software trabaje por ti, de forma que el equipo quede más libre para emplear su tiempo en cosas más valiosas. En los entornos tradicionales de CRM, las funciones de automatización para los equipos de ventas contribuyen a liberar los horarios de los comerciales para que estos puedan centrarse en alcanzar las cuotas. En las organizaciones sin ánimo de lucro, estas mismas funciones se utilizan para gestionar tareas administrativas pesadas y repetitivas. Esto te permitirá enfocar tus esfuerzos en las tareas que requieren atención humana.
• Gestión de tareas: fija tareas, para ti o para otro miembro del equipo, a fin de que nadie pierda tiempo por no saber qué hacer. Guarda la información en una línea de tiempo de actividades: todos sabrán lo que se ha logrado y lo que queda por hacer.
• Calendario/sistema de recordatorios: al establecer fechas y recordatorios, lograrás que todo el mundo trabaje de forma coordinada. Reduce el número de elementos que la gente deba anotar y recordar; esto supondrá un alivio mental para todos y garantizará que no te quedes sin recursos porque alguien haya olvidado una tarea o evento.
• Integraciones: conecta tu CRM con las otras plataformas de software que ya utilizas; no tendrás que perder tiempo moviéndote entre navegadores o cambiando formatos.
• Acceso desde dispositivos móviles: podrás llevarte el trabajo donde quieras y ponerte en contacto con los donantes desde cualquier lugar. También podrás acceder a los datos de los donantes y actualizarlos aunque no tengas conexión a Internet. Nunca perderás ningún dato y nadie tendrá que introducirlos de nuevo al volver a la oficina.

Zendesk

Zendesk es una herramienta integral de gestión de clientes y CRM de ventas que impulsa la productividad y maximiza el tiempo de trabajo. Dispone de una amplia gama de funciones, como la gestión de contactos, un potente marcador automático y la automatización de tareas. Es una plataforma de uso sencillo para las organizaciones sin ánimo de lucro que quieren aprovechar al máximo sus recursos.

Cuando se usa como CRM para pequeñas empresas y organizaciones, Zendesk les da a los equipos las herramientas necesarias para ver toda su base de donantes. Te permite segmentar las listas de donantes con gran precisión para poder enviar mensajes contundentes y personalizados que tengan un gran impacto entre tus colaboradores. Además, gracias a las funciones de informes detallados de Zendesk, siempre tendrás un análisis preciso sobre qué estrategias son eficaces y dónde es necesario trabajar más.

Zendesk dispone de una interfaz intuitiva y un amplio sistema de soporte, así que no tendrás que pasar un montón de tiempo aprendiendo a usarlo. Las organizaciones sin ánimo de lucro también pueden solicitar el programa Tech for Good de Zendesk, una iniciativa que dona software de CRM y apoyo a las organizaciones para que optimicen sus esfuerzos a la hora de construir un mundo mejor.

Funciones:

• Calendario/sistema de recordatorios
• Plantillas de correo electrónico
• Base de datos de contactos
• Integraciones
• Acceso móvil
• Herramientas de presentación
• Segmentación
• Integración en redes sociales

Salsa CRM

Salsa es una herramienta CRM para organizaciones sin ánimo de lucro que se usa para administrar donantes y elaborar informes. La plataforma ofrece funciones para crear perfiles de donantes, y los usuarios pueden crear campos personalizados y registrar detalles importantes sobre el historial de contactos. También tiene una función de cálculo de donativos que crea automáticamente sugerencias para donaciones futuras.

Salsa también incluye funciones para elaborar informes precisos, de modo que el equipo tenga siempre una visión actualizada de las tendencias y oportunidades de ingresos. Con la tecnología SmartEngagement de Salsa, los usuarios también pueden personalizar los cuadros de mando empleados para recopilar y compartir a diario información importante con el equipo.

Funciones:

• Gestión de campañas
• Seguimiento de donativos
• Administración de afiliaciones
• Procesamiento de pagos
• Administración para complementar e igualar donativos

Nutshell

Nutshell es un CRM para organizaciones B2B que dispone de funciones administrativas interesantes para las organizaciones sin ánimo de lucro, como la gestión de contactos y oportunidades. Ofrece varias formas de ver el proceso de donación, como una vista de panel con funciones arrastrar y soltar, una vista de lista tradicional con columnas en un determinado orden y una vista de mapa con zoom para ver las oportunidades en lugares específicos.

Nutshell también ofrece una función para crear campañas "drip" de correo electrónico, de modo que los usuarios empleen menos tiempo enviando mensajes manualmente. También es compatible con la importación de datos, así que podrás sincronizar los contactos telefónicos, escanear y almacenar las tarjetas de visita en los eventos y obtener posibles donantes directamente desde tu sitio web.

Funciones:

• Almacenamiento de documentos
• Informes y analítica
• Automatización del marketing
• Acceso móvil
• Gestión de tareas

Bloomerang

Bloomerang es un software CRM para organizaciones sin ánimo de lucro y un sistema de gestión de donantes creado para aumentar la participación y la fidelización. Tiene una interfaz moderna, funciona en la nube y dispone de acceso móvil para que los miembros de tu equipo puedan utilizarlo desde cualquier lugar. Obtén vistas en tiempo real de las tasas de participación de los donantes y crea formularios para donaciones en línea que se puedan integrar directamente en tu sitio web.

Con la función de marketing por correo electrónico de Bloomerang, los usuarios pueden crear y programar boletines y anuncios para informar a los donantes sobre sus últimos logros y su actividad. También tiene un medidor de participación que analiza las interacciones pasadas de los donantes y mide de forma precisa los niveles de participación.

Funciones:

• Marketing por correo electrónico
• Administración para complementar e igualar donativos
• Seguimiento de donativos
• Gestión de contactos
• Integración en redes sociales

EveryAction

EveryAction es una solución CRM para organizaciones sin ánimo de lucro empleada para desarrollar la base de donantes y generar marketing. Permite a los usuarios segmentar sus poblaciones de donantes de acuerdo con sus datos online y offline, y ofrece opciones multicanal para la recaudación de fondos. También permite obtener información importante de los donantes a fin de llegar a ellos de un modo personalizado. Por ejemplo, los usuarios pueden guardar detalles sobre el contacto, como pronombres o nombres preferidos y relaciones.

Con el análisis predictivo, las organizaciones sin ánimo de lucro pueden tomar decisiones de recaudación de fondos basadas en datos y aportar la información adecuada para ajustar los mensajes y la difusión. EveryAction también ofrece diez modelos predictivos únicos sobre donantes que se actualizan diariamente en función del comportamiento de estos.

Funciones:

• Gestión de las aplicaciones
• Seguimiento de donativos
• Gestión de calendarios
• Base de datos de miembros
• Programación

Salesforce Essentials

El modelo de nube multiusuario de Salesforce lo utilizan empresas de todos los tamaños en muchos sectores, lo que incluye las organizaciones sin ánimo de lucro. Esta plataforma ofrece a los equipos herramientas de colaboración para compartir o editar archivos y almacenarlos después en una base de datos centralizada. Dispone de una función arrastrar y soltar para crear flujos de trabajo visuales, así que los usuarios también pueden personalizar la manera de ver la información de sus donantes y las tareas diarias.

Como ocurre con la mayoría de las plataformas de CRM, Salesforce incluye funciones para la administración de contactos, las integraciones, los informes y análisis y la gestión de tareas. También se puede integrar con las redes sociales para que el equipo obtenga información e inicie interacciones utilizando los métodos de comunicación preferidos por los donantes.

Funciones:

• Automatización del marketing
• Grabación de llamadas
• Gestión de contactos
• Gestión del centro de llamadas
• Análisis de tendencias de ventas

Bitrix24

Bitrix24 es una herramienta de CRM local o basada en la nube para pequeñas empresas, equipos de ventas remotos y organizaciones sin ánimo de lucro. Su plataforma ofrece funciones útiles para estas últimas, como copias de seguridad diarias, plantillas de correo electrónico y funciones móviles para dispositivos iOS y Android. También cuenta con herramientas de colaboración para gestionar equipos de voluntarios y organizadores, de modo que todos trabajen en sus tareas de una forma coordinada.

Con la base de datos de contactos de Bitrix24, los usuarios pueden almacenar la información de los donantes y ver el historial de las donaciones con solo un vistazo. También ofrece la posibilidad de reactivar a los antiguos donantes con los que se haya perdido el contacto, así que el equipo no tendrá que empezar de cero cuando un donante inactivo vuelva a mostrar interés.

Funciones:

• Programación de citas
• Gestión de calendarios
• Gestión de tareas
• Acciones activadas por eventos
• Gestión del centro de llamadas

Kindful

Kindful es una solución CRM para organizaciones sin ánimo de lucro con la que los usuarios pueden hacer un seguimiento de las estrategias de recaudación de fondos y de comunicaciones. Dispone de un completo panel de control en el que se puede ver el ciclo de vida del donante en forma de gráfico y tabla, algo muy útil para que el equipo vea las últimas transacciones y la actividad más reciente del contacto. Crea campos personalizados para hacer un seguimiento de aquellos datos de los donantes que estén relacionados con tu organización y visualiza la información más importante, como los detalles sobre el patrimonio o el historial de donaciones.

Kindful también ofrece integraciones para que el equipo pueda conectar las herramientas de software que ya esté utilizando, como MailChimp y QuickBooks. Otras funciones útiles son el seguimiento del núcleo familiar y las relaciones, la gestión de tareas y un buscador de contactos duplicados.

Funciones:

• Seguimiento de donativos
• Gestión de la recaudación
• Gestión de contactos
• Integración en redes sociales
• Marketing por correo electrónico

monday.com

monday.com es una solución CRM que las organizaciones sin ánimo de lucro pueden utilizar con fines administrativos y para maximizar su impacto social. Visualiza toda la línea temporal de las donaciones, automatiza los correos electrónicos de recaudación de fondos personalizados y crea perfiles detallados de los donantes para que puedas seguir su historial y sus actividades. Los usuarios también pueden crear e incrustar formularios de reclutamiento de voluntarios directamente en su sitio web y asignar tareas y turnos para optimizar la eficiencia del equipo.

Con las funciones de gestión de proyectos, los usuarios pueden priorizar y asignar tareas, así como automatizar los trabajos rutinarios. La solución monday.com también ofrece descuentos para organizaciones sin ánimo de lucro en sus planes anuales, pero actualmente no ofrece descuentos en los planes mensuales.

Funciones:

• Panel de actividades
• Marcador automático de llamadas
• Gestión de calendarios
• Integración en redes sociales
• Gestión del correo electrónico

Neon CRM

Neon CRM es una solución CRM y basada en la nube para organizaciones sin ánimo de lucro con la que los usuarios pueden hacer un seguimiento de los voluntarios, conseguir donantes y gestionar las afiliaciones. Ofrece funciones de gestión de donantes para hacer un seguimiento de las relaciones con estos, lo que incluye las donaciones anteriores y el historial de actividad. Los usuarios también pueden segmentar las poblaciones de donantes por tipos, a fin de dirigirse a ellos de un modo más personalizado.

Neon CRM dispone de herramientas de marketing integradas y permite a los usuarios enviar correos electrónicos y comunicaciones directamente desde el navegador del CRM. También tiene funciones de elaboración de informes para compartir informes personalizados y aumentar la transparencia financiera de cara a los donantes, así como KPI para medir la efectividad de las estrategias de recaudación de fondos.

Funciones:

• Integración de la contabilidad
• Base de datos de miembros
• Gestión de la recaudación
• Integración en redes sociales
• Comunicación con miembros

Antes de decidirte por un CRM para tu organización, te dejamos aquí algunos pasos que debes seguir para optar por la mejor solución posible.

• Habla con tu equipo. Hazle preguntas a tu equipo sobre su carga de trabajo, especialmente sobre las tareas que ocupan más tiempo. Crea informes sobre tus métricas actuales de retención de donantes y examina los métodos que utilizas actualmente para almacenar los datos de donantes y acceder a estos. A continuación, crea una lista de todas las funciones CRM que más te ayudarían en esos procesos. A partir de ahí, busca proveedores de CRM en función de las características que desees.
• Piensa en el coste. Es cierto que hay algunos proveedores de software CRM con descuento y de forma gratuita, pero la mayoría de las mejores plataformas de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro serán de pago. No es un problema, obtendrás beneficios desde el punto de vista de fidelización de donantes y aumento de la eficacia en la recaudación de fondos que compensarán rápidamente esos costes. Habla con los miembros de la junta directiva para analizar opciones de precios viables y mira los paquetes de precios ofrecidos por las plataformas que más te gusten. Muchos proveedores también tienen programas para solicitar productos de software gratuitos dirigidos a las organizaciones que cumplan los requisitos correspondientes.
• Haz pruebas gratuitas. Muchos proveedores de software ofrecen una prueba gratuita de CRM para que uses su plataforma antes de comprar nada. Durante tu proceso de elección, busca a proveedores que te permitan probar su software CRM. Intenta hacerte una idea de cómo es la interfaz y qué funciones tiene, así no acabarás pagando por algo que no sea una buena opción.

Usa la prueba de 14 días de Zendesk y podrás probar de forma gratuita su plataforma CRM integral. Tiene una interfaz de usuario de aspecto sencillo y uso intuitivo, así que, desde el primer momento, podrás empezar a usar su amplia gama de funciones y agilizar tu flujo de trabajo. Dispone, además, de asistencia telefónica en directo las veinticuatro horas del día, así que nunca tendrás que enfrentarte a un escollo que no puedas superar.

Zendesk tiene el compromiso de ayudar a las organizaciones a cumplir con sus objetivos y a hacer del mundo un lugar mejor, por eso buscamos siempre maneras de simplificar el uso de la CRM. Regístrate hoy mismo para empezar la prueba gratuita.