Por qué tu negocio necesita un plan de gestión del cambio

Por Erin Hueffner, Gerente de marketing de productos @erinhueffner

Publicado 2 de Junio de 2020
Última modificación realizada 4 de Junio de 2020

Los cambios pueden intimidarnos. Estamos inmersos en una pandemia global, SpaceX ha lanzado más cohetes al espacio y los científicos han descubierto un método para cultivar minicerebros a partir de células de la piel. Las personas se sienten a gusto con las cosas que conocen, como sus vaqueros favoritos o los bizcochos de chocolate de mamá. Por eso, incluso cuando el cambio es positivo, podemos reaccionar con miedo y resistencia. Y, cuando se trata de negocios, los líderes deben darse cuenta de que el lado humano del cambio puede influir en sus resultados económicos.

Las personas no se dejan sus emociones en la puerta cuando llegan al trabajo. Ayudar a los empleados a adaptarse al cambio puede ser un factor que determine si un negocio prospera o fracasa. Un plan de gestión del cambio puede allanar el camino a la hora de implantar una tecnología nueva, en la transición a una nueva estrategia o cuando hay que modificar algo en la organización.

¿Qué es la administración de cambios?

La administración de cambios incluye el proceso, las técnicas de comunicación y las herramientas que utilizamos para gestionar el lado humano del cambio y lograr un resultado empresarial. "Consiste en facilitar el lado humano del cambio, así como ayudar a las personas a hacer que los cambios perduren", dice Rachel Breitbach, asesora principal de agilidad del cambio, gestión de programas y estrategia organizativa de FarWell. Una estrategia que ponga a las personas en primer lugar, examinando cómo reaccionan ante los obstáculos y, en última instancia, ayudándolos a adoptar el cambio y seguir avanzando.

¿Qué clase de cambios se benefician de un proceso de administración del cambio?

La respuesta inmediata es cualquier cambio. "Podría ser un cambio vital o un cambio de procesos dentro de tu organización que no tiene nada que ver con la tecnología", dice Breitbach. “También podría tratarse de un cambio de tecnología o de un cambio en el organigrama de la organización que modifica las funciones y quiénes son los nuevos superiores. O bien podría tratarse de la fusión de dos empresas y, en ese caso, ¿cómo se integran las culturas? ¿Cómo se integran las políticas? ¿Y los procesos de negocio? Podría ser cualquiera de estas cosas”.

¿Por qué importa la estrategia de gestión del cambio?

Nos ha tocado vivir tiempos de cambios constantes. Para sobrevivir, las empresas deben gestionar cambios complejos que se suceden rápidamente. Según un estudio realizado por la empresa de gestión de cambios Prosci, cuando se aplica un plan de este tipo, aumentan las probabilidades de éxito. Los cambios de tu organización pueden fallar aunque cumplan con los requisitos técnicos. Puedes idear el proceso de negocio más inteligente, o una nueva tecnología fantástica, y no obtener los resultados esperados. El éxito depende de que las personas acepten estos cambios en su trabajo diario o se irriten por tener que adaptarse. Pero no hay que confundir aceptación con satisfacción. "La aceptación no significa que a la gente le guste", dice Dana Otto, gerente sénior de gestión del cambio de Zendesk. "Solo significa que les parece bien probarlo".

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Cómo pueden prepararse las empresas para una gestión acertada del cambio

Si vale la pena hacer un cambio, también vale la pena invertir tiempo en hacerlo bien. Veamos unos consejos para crear un plan de gestión del cambio:

Definir el cambio

¿Exactamente qué está tratando de cambiar tu negocio? ¿Cuál es la situación actual y en qué consistiría el éxito? ¿Qué proyectos podría iniciar tu negocio si se produjera el cambio? Estas respuestas son la clave para que todos trabajen con el mismo objetivo.

Establecer puntos de referencia

Si te lanzas a un proceso de cambio pero no mides cómo va evolucionando la situación actual, tus empleados pueden pensar que antes todo funcionaba bien. Y, si el plan no funciona perfectamente después del cambio, es posible que quieran volver a lo anterior. Esta resistencia puede hacer que los mejores planes se desmoronen. Haz mediciones antes de poner en marcha cualquier cambio organizativo para que las personas reconozcan el valor de tu plan en el futuro. "De esa manera puedes decir: 'Mirad la cantidad de errores que cometíamos con el antiguo método, pero ahora con el nuevo sistema cometemos la mitad'", explica Breitbach.

Determinar cuál será el equipo de gestión del cambio

¿Quiénes son tus patrocinadores y partes interesadas? ¿Quién debería participar en el plan de cambio? Recuerda que este grupo puede y debe incluir personas de toda la organización, no solo de la directiva. Estas personas actuarán como agentes de cambio para hacer avanzar el plan del proyecto.

Plan de comunicación

"Es totalmente imprescindible comunicarse con los grupos afectados por el plan de cambio", dice Otto. Crea un plan de comunicación de la gestión del cambio para mantener informados a los empleados y las partes interesadas, y ten en cuenta que la comunicación no es unidireccional. Asegúrate de que haya un ciclo de comentarios continuo a lo largo del proceso y varios canales de comunicación: según la complejidad del cambio en la organización, podría tratarse de asambleas generales, reuniones de equipo, correos electrónicos de altos ejecutivos, actualizaciones por parte del gerente del proyecto o encuestas. Comunícate de la forma más abierta y sincera posible, pero ten cuidado de no compartir demasiada información, sobre todo antes de que la directiva tome una decisión. Eso podría crear inseguridad entre el personal si se cambia el rumbo.

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¿Qué implica un plan de gestión del cambio?

Una vez hecho el trabajo preliminar, se trata de que cada empleado avance a través del cambio.

Formación de los empleados

Cambiar implica aprender nuevas habilidades, por lo que los empleados necesitarán sesiones de formación. Asegúrate de que las personas afectadas posean la formación, las habilidades y el apoyo necesarios para tener éxito. Una buena comunicación es imprescindible, ya que la formación es un elemento fundamental de cualquier buen plan de gestión del cambio, si bien es importante no apresurarse. La formación debe tener lugar cuando los afectados ya estén al tanto de lo que se ha planeado, de lo contrario el resultado final será confusión y el plan de cambio podría fallar.

Formación en gestión de cambios para gerentes

Los supervisores y gerentes desempeñan un papel fundamental en la gestión del cambio, ya que influyen en los empleados. Si los gerentes no se implican, los miembros de sus equipos no colaborarán. “En un plan de cambio siempre hay que involucrar a los líderes”, dice Breitbach. “Deben estar a tu lado en cada paso del camino y pueden ayudarte a comunicarte con sus equipos”.

Gestión de la resistencia

Cambiar es difícil, así que hay que prever cierta resistencia entre los empleados y la gerencia, es una reacción normal. Tu equipo de gestión del cambio debe conocer los impedimentos, para saber cómo ayudar a resolverlos. Puede que te sorprenda lo que descubras; a veces, las personas no están molestas en absoluto. O quizás tengan miedo de algo que no va a suceder, y por eso se resisten al proyecto. “No especules sobre cómo se sentirán las personas acerca de un cambio”, recomienda Otto. “El mayor error que veo es cuando los líderes evitan hablar con la gente, y luego toman decisiones basadas en algo que no es real”.

Reconocimiento y celebración del éxito

El éxito de la gestión de cambios depende del trabajo y el empeño de muchas personas. No olvides incluir en el plan un momento de celebración para resaltar tanto el lanzamiento de los nuevos proyectos como las victorias a corto y a largo plazo. Para hacer el seguimiento de los avances e infundir vigor al equipo con el fin de impulsar el cambio, estas victorias se deben recopilar, categorizar y comunicar cuanto antes y con frecuencia.

El cambio es la realidad

La transformación infunde temor porque implica un salto a lo desconocido. Reconocer el lado humano del cambio es esencial en los negocios, al igual que en el hogar. Cada persona reacciona de una manera diferente al cambio, y este no se produce de la noche a la mañana. Pero un mundo sin cambios es un mundo sin progreso.

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