Los equipos de ventas pueden usar soluciones de CRM sólidas para generar nuevos leads, automatizar campañas de correo electrónico y crear informes de previsión y analíticas avanzadas.
La tecnología de ventas ha recorrido un largo camino desde el Rolodex y las notas post-it.
Los equipos de ventas ahora pueden conectarse con clientes potenciales y clientes de más formas que nunca, desde correos electrónicos hasta llamadas telefónicas y videoconferencias. Toda esa comunicación constante es posible en parte gracias a la tecnología de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Los representantes de ventas utilizan sistemas CRM para capturar cada interacción, mantener la información de contacto actualizada y administrar cuentas de todos los tamaños.
Eso es sólo la punta del iceberg. Los equipos de ventas también pueden utilizar sólidas soluciones CRM para generar nuevos clientes potenciales, automatizar campañas de correo electrónico y producir informes de previsión y análisis avanzados.
Como dijimos, estamos muy lejos del Rolodex y las notas post-it. Hemos creado una guía de compra de CRM que cubre los siguientes factores clave:
Un CRM captura automáticamente información sobre sus clientes potenciales y clientes, a la que su equipo de ventas puede acceder y analizar fácilmente para obtener información valiosa. El sistema guarda cada interacción entre un representante de ventas y un cliente potencial o cliente: cada correo electrónico, llamada, mensaje y presentación. También se puede utilizar para tomar notas sobre las preferencias del cliente, programar reuniones y recordar a los representantes que envíen correos electrónicos de seguimiento.
Se puede acceder a toda la información sobre un cliente a través del CRM, por lo que los representantes de ventas pueden elaborar fácilmente mensajes relevantes y personalizados para los clientes potenciales. Esta comunicación permite a los equipos de ventas cerrar más acuerdos e identificar más oportunidades de ventas adicionales.
En resumen, un CRM simplifica el proceso de nutrir clientes potenciales y mantener relaciones sólidas con los clientes potenciales y existentes.
Mientras que los representantes de ventas utilizan un CRM para conectarse con los clientes, los gerentes de ventas utilizan la herramienta para monitorear y mejorar el desempeño de su equipo. La herramienta permite a los gerentes comprender las actividades de cada representante, completar pronósticos de ventas y crear informes basados en datos que resaltan áreas de oportunidad.
¿Cómo sabes que estás listo para un CRM?
Si todavía estás intentando realizar un seguimiento de todos tus clientes con hojas de cálculo, estás listo para un CRM.
Incluso para equipos de ventas pequeños, actualizar manualmente las bases de datos de los clientes requiere mucho tiempo y no es práctico. Es posible que una colección extensa de páginas, correos electrónicos y documentos de Excel haya funcionado al principio, pero será difícil de mantener a medida que su negocio crezca. Un CRM puede borrar horas de trabajo intenso, organizar su operación y agilizar el proceso de ventas para que pueda cerrar más acuerdos en menos tiempo.
En el pasado, los sistemas CRM avanzados eran utilizados principalmente por grandes empresas con largas listas de clientes. En los últimos años, la tecnología CRM se ha vuelto más accesible y organizaciones de todos los tamaños ahora la están aprovechando para obtener ganancias significativas.
Hoy, más del 90 por ciento de las empresas norteamericanas con 10 o más empleados utilizan un CRM. El aumento de las ventas virtuales provocado por la pandemia ha fomentado un uso aún más generalizado. El mercado de CRM creció 10 por ciento en 2020, en comparación con la tasa de crecimiento interanual promedio de los tres años anteriores.
Características clave de un sistema CRM
Existen muchos sistemas CRM diferentes y vienen en distintos niveles de sofisticación. Sin embargo, hay ciertas características que son fundamentales para cualquier herramienta CRM integral.
Como mínimo, cualquier solución CRM que elija debe tener las siguientes capacidades:
El CRM que está evaluando debería poder categorizar, agrupar y buscar todos los contactos de clientes potenciales y clientes. Debe realizar un seguimiento de cada interacción, correo electrónico, llamada y mensaje que compone su historial de cliente. Esto no solo ayuda a mantener organizado a su equipo, sino que también crea conciencia de dónde se encuentra cada cliente potencial en su embudo de ventas.
Un sistema CRM debe gestionar su canal de ventas y pronosticar los ingresos mediante el seguimiento del proceso de ventas completo. Debería poder rastrear y analizar los éxitos y fracasos del cierre y ejecutar análisis de datos de los resultados para determinar por qué los acuerdos finalmente se ganaron o se perdieron. Esta información se puede utilizar para capacitar a su equipo de ventas y optimizar su proceso de ventas.
¡La capacidad de acceder a todo el conjunto de herramientas de CRM a través de una estación de trabajo personalizable y fácil de navegar que permite a los representantes y gerentes de ventas hacerlo cómodamente es imprescindible! Para ahorrarle a su equipo un tiempo valioso, debería poder utilizar un panel para:
Seguimiento de calendarios, notas, citas y tareas
Organizar correos electrónicos, llamadas y mensajes
Ver análisis de acuerdos principales, acuerdos nuevos, acuerdos cerrados, etc.
Supervisar los objetivos de ingresos y la información sobre la cartera de proyectos
Previsión de ventas y métricas de rendimiento de ventas
Su futuro CRM debe poder aprovechar las funciones de generación de informes para analizar métricas clave y obtener una comprensión profunda de su proceso de ventas. También debe utilizar informes de previsión para predecir fechas de cierre e ingresos, utilizar informes de canalización para identificar cuellos de botella en el embudo y utilizar informes de rendimiento de ventas para medir el éxito de ciertos representantes y estrategias.
También querrás poder acceder a tu sistema CRM desde cualquier parte del mundo a través de una aplicación en cualquier dispositivo móvil, para poder estar siempre conectado con tu equipo y tus clientes. Incluso cuando trabaja desde casa o en el campo.
¿Otro imprescindible? La capacidad de crear y enviar automáticamente correos electrónicos de ventas basados en plantillas preexistentes y personalizados para sus contactos. Esto incluye la posibilidad de automatizar campañas de goteo personalizadas, correos electrónicos de seguimiento y otros tipos de mensajes.
Por último, los sistemas CRM a menudo pueden integrarse con herramientas de ventas clave: servicios de correo electrónico, calendarios como Google y Outlook, herramientas de comunicación como Slack y Zoom, plataformas de redes sociales, creadores de documentos, software de contabilidad y más. Busque integraciones y API que le permitan utilizar todas las herramientas que necesita en su CRM.
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Evaluación y comparación de tipos de sistemas CRM
La mayoría de los sistemas CRM están disponibles como soluciones de software como servicio (SaaS). El proveedor de SaaS CRM aloja el software en un servidor ubicado centralmente y las empresas pagan una tarifa de suscripción para acceder a él.
El espacio CRM está lleno de muchos proveedores diferentesY elegir solo uno puede ser un proceso largo. Al comparar y contrastar diferentes sistemas CRM, es importante observar las capacidades y características disponibles de cada opción, así como los siguientes factores:
Precios:
La capacidad presupuestaria de una empresa siempre influirá en la elección del proveedor. Es importante comparar los precios de diferentes proveedores de CRM y considerar cómo sus funciones disponibles corresponden a las necesidades de su empresa.
Algunos proveedores ofrecen una versión “gratuita” de su software, pero luego cobran más por funciones básicas como informes. Es por eso que cualquier evaluación de un sistema CRM debe centrarse en el costo total de propiedad (TOC), no solo en el precio de lista. Examine todas las características y capacidades que incluye un plan de suscripción de CRM y cuántos usuarios cubre. E investigue un poco para identificar posibles “tarifas ocultas” en las que pueda incurrir, como costos de implementación, diversos complementos, consultores necesarios o costos de mantenimiento continuo.
Seguridad informática:
Cuando elige un proveedor de CRM, le confía un tesoro de datos esenciales del cliente (ya sea un CRM B2C o B2B). Es responsabilidad del proveedor asegurarse de que la seguridad esté actualizada, evitar que la información del cliente caiga en las manos equivocadas y gestionar la recuperación ante desastres.
Verifique si un proveedor cumple con los marcos generales de seguridad y privacidad aceptados por la industria. Pregunte con qué frecuencia auditan sus aplicaciones, sistemas y redes. Y busque otros signos de credibilidad, como reseñas profesionales positivas y testimonios de clientes de Empresas Fortune 100 y Fortune 500.
Movilidad:
Su CRM debería poder seguir el ritmo de su equipo de ventas. Si tiene una fuerza laboral parcial o totalmente remota, querrá un sistema CRM basado en la nube al que pueda acceder cualquier persona con una computadora portátil o un dispositivo conectado desde cualquier parte del mundo.
La movilidad es especialmente importante si sus representantes de ventas pasan mucho tiempo viajando. Un CRM con una buena aplicación móvil permite a los vendedores ambulantes hacer todo desde su teléfono.
Busque un sistema CRM que combine asequibilidad, seguridad y flexibilidad, y que al mismo tiempo ofrezca todas las funciones que su equipo de ventas necesita para tener éxito.
Cómo preparar su negocio para el éxito
No planificar es planificar el fracaso. Esto es especialmente cierto en el caso de la adopción de CRM. Un nuevo sistema CRM representa una inversión importante que redefinirá su proceso de ventas, así que considere las necesidades únicas de su equipo antes de decidirse por un solo proveedor.
Identificar los puntos débiles
Pídale a su equipo de ventas que comparta sus mayores desafíos y obstáculos, para saber qué problemas debería resolver su CRM eventualmente. Asegúrese de que los representantes que tendrán que utilizar el software todos los días estén involucrados en el proceso de investigación y puedan dar su opinión sobre cada CRM que considere.
Verifique la compatibilidad con su software existente
Puede que sea nuevo en el mercado de CRM, pero sin duda hay muchas otras herramientas de ventas que ya está utilizando. Asegúrese de encontrar una solución CRM que sea lo suficientemente flexible como para integrarse con sus plataformas existentes, desde sus bandejas de entrada de correo electrónico hasta sus sistemas de contabilidad y seguimiento de pedidos.
Busque una solución escalable
Algunas pequeñas empresas optan por un CRM “inicial” muy básico y de bajo costo, pero eventualmente superan sus capacidades. Una vez que eso sucede, migrar todos sus datos a un nuevo sistema CRM puede resultar costoso y llevar mucho tiempo. Si espera hacer crecer su negocio, es importante encontrar una solución CRM que sea capaz de escalar con su organización. Encuentre un proveedor que sea lo suficientemente asequible para su operación actual, pero que también tenga la funcionalidad para crecer junto con su negocio.
Si está considerando un proveedor de CRM que ofrezca una prueba gratuita, deberías aprovechar la oportunidad. Sólo asegúrese de leer sobre las características del sistema antes de comenzar su período de prueba para que pueda obtener una evaluación real de su utilidad y capacidad.
¿Por qué elegir Zendesk?
Su CRM organiza los datos de los clientes: Zendesk le ayuda a actuar en consecuencia con inteligencia, velocidad e impacto. Zendesk se integra con su CRM para unificar el servicio y las ventas, automatizar el trabajo repetitivo y proporcionar información predictiva. Ofrezca a sus equipos las herramientas para centrarse en el crecimiento, no en la administración, mientras garantiza que cada interacción con el cliente genere valor. Experimente Zendesk gratis durante 14 días.
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