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4 factores que empeoran tu tasa de cierre

Por Brian Franklin, Responsable de crecimiento

Publicado 28 de Enero de 2020
Última modificación realizada 28 de Enero de 2020

Todos los representantes de ventas han vivido en sus carnes el estrés que genera cumplir las cuotas mensuales. Cuando está a punto de vencer el plazo, añades tantos leads como puedes al pipeline para aumentar al máximo los posibles tratos. ¡Y funciona! Consigues cumplir tu cuota de ventas. Pero entonces surge un nuevo problema: tu tasa de cierre es pésima.

¿Por qué? Porque en tu intento desesperado por cumplir la cuota, no prestaste suficiente atención a la calidad de los leads de tu pipeline. Como consecuencia, muchos de ellos se pierden por razones evitables (como la necesidad de desecharlos por irrelevantes), lo cual disminuye la tasa de cierre. Por suerte hay una solución fácil para superar la cuota y mejorar también la tasa de cierre. La clave es prestar más atención a las primeras etapas del ciclo de ventas e identificar los cuellos de botella y las ineficiencias que te impiden tener éxito.

Para ayudarte a empezar, hablaremos de los cuatro factores que empeoran con más frecuencia la tasa de cierre y de cómo eliminarlos. Pero antes examinemos los conceptos básicos de la tasa de cierre.

¿Qué es la tasa de cierre y cómo se calcula?

La tasa de cierre compara el número total de tratos que realiza un representante con el número de oportunidades en su pipeline. No se debe confundir con la tasa de éxito, que calcula cuántos tratos se realizan a partir de leads cualificados. La tasa de cierre tiene en cuenta todas las ventas potenciales.

Para calcular tu tasa de cierre, suma el total de tratos realizados en un mes, divídelo por la cantidad de leads de tu pipeline durante ese tiempo y multiplica el resultado por 100.


 
Por ejemplo, supongamos que tu pipeline tenía 150 leads, pero de ellos solo 40 condujeron a una venta. Tu tasa de cierre sería del 26,6 %. Si aprendes calcular tu tasa de cierre, podrás observar cómo evoluciona con el tiempo. Y si tienes dificultades para mejorar tus resultados, puede que uno de los cuatro factores siguientes esté impidiéndote progresar.

4 factores que empeoran tu tasa de cierre

Mejorar la tasa de cierre implica examinar más a fondo cómo gestionas las primeras etapas del ciclo de ventas. Debes aprender a evitar incluir en tu pipeline las oportunidades que difícilmente saldrán adelante. Si no prestas la debida atención a los procesos iniciales (investigación, prospección y cualificación), es probable que acabes perdiendo tiempo con leads que no son adecuados para tu producto.

A continuación te explicamos cuatro errores fácilmente evitables que podrían bajar tu tasa de cierre, así como la forma de remediarlos.

1. No aplicar tácticas de preventa

Las tácticas de preventa permiten identificar si un producto es adecuado para un mercado, así como crear demanda para nuevos negocios o nuevos productos. Cuando se lanza una nueva función o un producto completamente nuevo, las tácticas de preventa ayudan a identificar el quién, el dónde y el porqué de las ventas futuras. Si has estudiado e identificado a tu audiencia principal, estarás preparado para encontrar leads de alta calidad. Sin las tácticas de preventa tendrías menos posibilidades; sería como buscar una aguja en un pajar.

Empieza identificando los perfiles a los que te diriges. Piensa en qué tipo de cliente se beneficiará más de tu producto y por qué. Por ejemplo, supongamos que vendes un software de control de horas trabajadas que, al registrar automáticamente las actividades de los empleados, elimina la necesidad de introducir datos manualmente. Sally, directora de recursos humanos, está cansada de perseguir a los empleados para que actualicen sus fichas de trabajo y se siente frustrada con los constantes errores cometidos al introducir los datos.

Has identificado una clientela clave y sus posibles preocupaciones. Y tú sabes cómo puede resolver esos problemas tu producto. Con la ayuda de estudios preventa, tendrás más confianza en que los prospectos a los que te diriges son los adecuados para el mercado objetivo. Y al evitar introducir leads inadecuados en tu pipeline, tendrás más probabilidades de convertir prospectos.

2. Inclusión de leads no cualificados en el pipeline

Desarrollar criterios más estrictos para la inclusión de leadsen tu pipeline es una forma segura de mejorar la tasa de cierre. Y tampoco tiene por qué llevarte mucho tiempo.

El primer paso es descubrir si hay una razón común por la cual se están perdiendo leads. Utiliza tu CRM para ver un informe de "motivos de pérdida", como el que se muestra a continuación:


 
Usa este informe para determinar si tus leads no cualificados tienen algo en común. Por ejemplo, si los leads se pierden a menudo porque no aprecian el valor real de tu producto, puede que te convenga volver a evaluar a qué perfiles te diriges. Determinar por qué algunos de tus leads son inservibles te ayudará a evitar que en el futuro entren prospectos similares en tu pipeline.

3. Falta de segmentación

La segmentación de leads ayuda a los representantes a organizar sus prospectos en listas basadas en el sector, el tamaño de la empresa, el valor del acuerdo de ventas, el estado del pipeline, etc.

Con listas de leads, los representantes pueden enviar correos electrónicos dirigidos a un grupo grande de prospectos similares a la vez, asignar prioridades a los leads según el valor del trato o hacer un seguimiento del trayecto de un lead en el pipeline. Esto les permite hacer su trabajo diario con más eficiencia y, gracias a esto, cerrar tratos más rápido. Y cuanto menos tiempo tardes en filtrar los leads durante todo el ciclo de ventas, mayor será tu tasa de cierre al final del mes.

La segmentación de leads es más fácil con la ayuda de un CRM, que puede crear "listas inteligentes" personalizadas. Si utilizas Sell, te sugerimos segmentar los leads por:

    Sector.

    Agrupa los leads que trabajan en el mismo campo en una lista inteligente. Puedes hacer un envío masivo de correo electrónico a esta lista cuando desees enviar comunicados específicos del sector. Sell incluso te permite crear plantillas de correo electrónico personalizadas para diferentes sectores.


     

    Estado de comunicación.

    La segmentación de leads en función de su estado de comunicación ayuda a garantizar que no se pierdan leads y que no se olviden conversaciones. Organiza los leads por categorías como "contactado", "no contactado" o "necesita seguimiento", entre otras, para mantener un contacto y un seguimiento oportunos y eficientes.

     

    Región.

    La segmentación regional puede ser útil si tienes leads en diferentes zonas horarias, ya que permite a los representantes sincronizar las horas de contacto con el momento en que sus leads suelen estar disponibles.


     

    Tamaño de la empresa.

    La segmentación de leads en función del tamaño de la empresa puede ayudar a un representante a determinar la forma más adecuada de comunicarse. Por ejemplo, una gran empresa con más de 500 empleados puede preferir un argumento de venta directo, breve y específico, mientras que una startup quizás prefiera un enfoque menos abrupto y más personal.

La segmentación de leads permite a los representantes mantener un contacto personalizado y dirigido sin sacrificar la productividad ni la eficiencia.

4. Falta de seguimiento

Los estudios demuestran que, en lo que respecta al seguimiento, la perseverancia es fundamental. De hecho, pueden hacer falta hasta seis correos electrónicos de seguimiento para que los representantes obtengan una respuesta de un lead. Por tanto, mejorar la tasa de cierre podría ser tan fácil como hacer un seguimiento más frecuente.

Si el proceso de seguimiento pone a prueba tu paciencia, es posible que le dediques más tiempo del necesario. Una solución fácil es usar un CRM para gestionar las conversaciones de un modo más eficiente.

Por ejemplo, puedes filtrar los leads de forma que solo veas aquellos que no han respondido a tu correo electrónico. También puedes filtrarlos por fecha de la última conversación, resultado de la conversación, etc.

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Algunos CRM también permiten que los representantes registren las conversaciones anteriores y sus resultados en el momento en que tienen lugar. Con esta función se invierte menos tiempo en averiguar en qué punto terminaron las conversaciones anteriores, lo que facilita la redacción de correos electrónicos de seguimiento relevantes y personalizados en cuestión de minutos.

El seguimiento no tiene por qué llevarte mucho tiempo ni ser difícil. Todo lo que necesitas es una conversación adecuada y saber administrar bien el tiempo, lo cual con la herramienta CRM apropiada es sencillísimo.

Cómo mejorar la tasa de cierre evaluando las primeras etapas del pipeline

Puedes mejorar tu tasa de cierre eliminando del pipeline las oportunidades que tienen pocas posibilidades de convertirse en ventas. Guíate por este artículo para identificar errores en las primeras etapas del ciclo de ventas que podrían estar permitiendo que esos leads de baja calidad entren y empeoren la tasa de cierre.

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